Funkce
Co ClinicDent umí, modul po modulu
Systém pokrývá běžný provoz zubní kliniky — recepci, ordinaci, hygienu, kartotéku i účtárnu. Rozpad na konkrétní schopnosti, seřazený podle cesty pacienta klinikou.
01 · Recepce a pacient online
Recepce a pacient online
Jak se pacient objedná, jak se mu připomíná a jak s klinikou komunikuje.
Objednávání a kalendář
Systém sám najde volné termíny podle toho, kdo dané ošetření dělá, u koho je pacient veden a co je zrovna volné.
- Hledání volných slotů podle ošetření — bere v úvahu, kteří lékaři daný výkon provádějí, u koho je pacient evidován a jak dlouho ošetření trvá.
- Směny se mohou vyhradit jen pro určitá ošetření; kalendář hlídá obsazenost lékaře, ordinace i pacienta.
- Práce s více pobočkami a ordinacemi v jednom kalendáři.
- Měsíční pohled s heat mapou vytíženosti a filtrem časových oken tažením; horizont objednání až rok dopředu.
- Automatické blokování času na dospání po analgosedaci; státní svátky kalendář zná a směny se na ně negenerují.
- Detail termínu v bočním panelu kalendáře — rizika, kontakt, finance i historie pacienta bez opuštění kalendáře; nový pacient se dá založit přímo z objednání.
- Přeobjednání: přehled pacientů, kteří zrušili termín a nemají nový, včetně automatických připomínek.
- Připomínky termínů pacientům e-mailem a SMS, kalendářové pozvánky ve formátu ICS.
Zvaní na pravidelnou péči první iterace
Recall bez ručního hlídání: systém sám počítá, kdo má být pozván na prevenci či hygienu.
- U každého ošetření lze nastavit interval „zvát po X měsících" — výchozí hygiena po 6, preventivní prohlídka po 12.
- Fronta se počítá z kalendáře: poslední návštěva + interval; kdo už má budoucí termín, toho systém nezve.
- Akce u pacienta: pozvat e-mailem (ze šablony), označit pozvaného, odložit, nezvat.
- Pacienti po termínu jsou zvýraznění — na první pohled je vidět, kdo vypadává z péče.
Rezervační portál pro pacienty
Veřejná stránka, kde se pacient objedná sám — bez telefonu a bez zakládání účtu.
- Samostatná veřejná aplikace na vlastní doméně.
- Identita pacienta = e-mail ověřený jednorázovým kódem, žádná registrace ani heslo.
- Objednat lze jen ošetření, která klinika k online rezervaci výslovně povolí.
- Termíny se hledají stejnou logikou jako na recepci — nevznikne kolize.
- Platba při rezervaci: u vybraných ošetření portál vybere zálohu kartou (ComGate), vázanou na daný termín; pacient potvrzuje souhlas s obchodními podmínkami.
- Texty portálu (úvod, pravidla rušení, informace k podpisu) si klinika upraví v nastavení; ukládají se jen odchylky od výchozích textů.
- Portál mluví česky, anglicky, slovensky, německy a ukrajinsky — včetně názvů a popisů ošetření pro pacienty.
Komunikace s pacienty
SMS a e-maily ze šablon, s historií u pacienta — včetně toho, co pacient odpověděl.
- Šablony SMS a e-mailů s doplňováním údajů pacienta a termínu.
- Libovolné jazyky: klinika si v číselníku přidá jazyk a píše v něm texty pro pacienty. Chybějící překlad nikdy neznamená prázdnou zprávu — text spadne na češtinu.
- Odeslané i přijaté zprávy se ukládají do komunikace pacienta.
- Automatické připomínky termínů a hlídání nepřeobjednaných pacientů.
- Odeslání zdravotnické dokumentace e-mailem přímo ze záznamu — přílohy z karty pacienta i DS Core; velké soubory bezpečným odkazem ke stažení s omezenou platností.
- Příchozí e-maily a SMS se načítají a napojují na pacienta.
- Interní messenger kliniky: soukromá vlákna i skupinová, doručování v reálném čase; skupinovou zprávu si lze „vzít k řešení".
02 · Ordinace
Ordinace
Karta pacienta, dokumentace a klinická práce u křesla.
Karta pacienta
Jedna obrazovka, ze které lékař vidí i dělá všechno — termíny, dekurzy, chrup, dokumenty, finance i komunikaci.
- Kmenová data, kontakty, pojišťovna, ošetřující lékaři, propojené osoby (rodina) a štítky.
- Klinické štítky a upozornění, která jsou vidět hned nahoře — alergie, riziko, specifika.
- Záložky: Úkoly, Termíny, Záznamy, Chrup, Dokumenty, Finance, Léčebné plány, Komunikace, eNeschopenka, eRecept.
- Interní poznámky oddělené od zdravotnické dokumentace.
- GDPR přímo v kartě: výpis údajů pacienta (PDF i JSON, včetně historie přístupů) a řízený výmaz či anonymizace respektující archivační lhůty — s evidencí žádostí.
- Import pacientů z předchozího systému přes CSV.
Zdravotnická dokumentace
Strukturovaný dekurz, který se po podpisu uzamkne. Oprava se dělá dodatkem, ne přepsáním historie.
- Append-only zápisy: podepsaný záznam už nelze změnit, korekce vzniká jako nový dodatek. Automatická měsíční uzávěrka záznamů a verzování s historií v kartě.
- AI asistence dekurzu (volitelná): z konceptu zápisu navrhne čistý text, tabulku kódů pojišťovny, fakturaci pacientovi, změny zubního kříže i diagnózy — vše jako návrh k jednomu potvrzení. Běží na vlastní API klíč kliniky.
- Provedené výkony se zapisují přímo do dekurzu včetně lokalizace na konkrétní zub.
- Diktování dekurzu hlasem přímo v editoru záznamu — česky, s povely pro interpunkci (v prohlížečích s rozpoznáváním řeči).
- Upozornění na chybějící diagnózu dřív, než se výkon dostane do dávky pro pojišťovnu.
- Přílohy pacienta (RTG, fotografie, PDF) v šifrovaném úložišti, do 50 MB na soubor.
- Audit přístupů ke zdravotnické dokumentaci podle vyhlášky č. 98/2012 Sb. — kdo, kdy a co si otevřel.
Chrup, parodontogram a prevence
Zubní kříž jako trvalý stav, který se vyvíjí v čase — každá změna má autora a datum.
- Zubní kříž se stavem každého zubu včetně plošek; zub bez záznamu je zdravý, každá změna se loguje.
- Řízená aktualizace statusu: průvodce zub po zubu v diktovacím pořadí, souhrn změn se rovnou založí jako zdravotní záznam.
- Diktování statusu hlasem: „16 kaz, 17 výplň meziálně, 21 korunka" — česky, včetně plošek a sérií zubů (v prohlížečích s rozpoznáváním řeči, např. Chrome).
- Evidence implantátů (výrobce, systém, rozměry, šarže/UDI) a implantátový pas jako PDF — s křížem a údaji, k tisku i odeslání e-mailem.
- Parodontologické vyšetření: hloubka sondáže, recese a krvácení v šesti místech na zub, mobilita.
- Porovnání parodontogramů v čase — vývoj BoP a kapes mezi vyšetřeními.
- Doporučené velikosti mezizubních kartáčků (Curaprox CPS) pro každý prostor — s historií a PDF kartou pro pacienta k tisku či odeslání e-mailem.
Léčebné plány a cenové návrhy
Plán jako sled návštěv s odstupy a fixovanou cenou — pacient dostane PDF, klinika jasný postup.
- Plán = posloupnost kroků (návštěv) s časovými odstupy, každý krok s jedním či více ošetřeními.
- Lokalizace položek na konkrétní zuby.
- Ceny se v okamžiku vzniku plánu zafixují — pozdější změna ceníku plán nerozhodí.
- Cenový návrh odvozený ze šablony ošetření (úkony + materiál, včetně úhrady pojišťovny) jako PDF ke stažení.
Laboratorní zakázky první iterace
Evidence prací v zubní laboratoři — a hlídání, aby práce dorazila dřív, než přijde pacient.
- Zakázka: pacient, druh práce, zuby, odstín, laboratoř, lékař, cena a termín dodání.
- Stavy Nová → Odesláno → Přijato → Dokončeno, každý posun s datem.
- Hlídání kolize: u zakázky je vidět nejbližší termín pacienta — systém upozorní, když se práce blíží termínu a ještě nedorazila.
- Samostatná stránka Laboratoř i záložka na kartě pacienta; názvy laboratoří se našeptávají z historie.
eNeschopenka a eRecept
Neschopenku i recept vystavíte přímo z karty pacienta — bez přepínání do portálů.
- eRecept napojený na centrální úložiště SÚKL: předpis se založí z karty pacienta s našeptáváním z číselníku léčiv (DLP) a podepíše osobním certifikátem lékaře.
- Zrušení předpisu i tisk průvodky; identifikátor receptu pošle pacientovi systém eRecept.
- Lékový záznam pacienta — předpisy a výdeje od všech lékařů — a automatická kontrola duplicit léčiv před předepsáním.
- eNeschopenka na ČSSZ (B2B rozhraní): vystavení, ukončení i převzetí do péče z karty pacienta; číslo rozhodnutí generuje systém a podání se zaeviduje u pacienta.
03 · Peníze a vykazování
Peníze a vykazování
Pojišťovny, fakturace, sklad a čísla pro vedení.
Vykazování pojišťovnám
Dávky KDAVKA pro všechny české zdravotní pojišťovny — generované přímo z podepsaných dekurzů.
- Dávka 81 (ambulantní smíšená pro stomatologii) s doklady 01s včetně lokalizace zubu.
- Dávka 80 — přihlášky registrovaných pojištěnců.
- Formát podle Datového rozhraní VZP ČR; stejný soubor přijímají všechny pojišťovny (111, 201, 205, 207, 209, 211, 213).
- Generátor je ověřený proti ostrému vzorku dávky z předchozího softwaru — reprodukuje ho bajt po bajtu.
- Vlastní číselné řady dávek a dokladů, aby šlo navázat na řady z původního systému.
- Zúčtování úhrad: u dokladů dávky evidujete uhrazeno / kráceno / zamítnuto s částkou a důvodem, hromadně „zbylé = uhrazeno".
- Zamítnuté výkony lze vrátit k vykázání a poslat v opravné dávce.
- Hlídání IČP: registrační kódy a kódy návštěvy se posuzují vůči IČP vykazujícího lékaře (pole „Vykázal" na záznamu) — dávka na nesoulad upozorní.
- Číselník kódů pojišťovny a evidence vykázané péče u pacienta.
Fakturace a pokladna
Faktura vznikne z nevyfakturovaných výkonů napříč záznamy, pokladní kniha uzavře den.
- Výběr dosud nevyfakturovaných výkonů napříč dekurzy → faktura s cenovým snapshotem položek.
- Stavy vystavena / zaplacena / storno, po splatnosti se odvodí z data splatnosti.
- Generování faktur v PDF.
- Platba kartou přes ComGate: částka z faktury odejde rovnou na terminál na recepci (i s volitelným spropitným), nebo vznikne odkaz a QR kód pro platbu na dálku.
- Zálohy pacienta — včetně záloh vázaných na konkrétní termín vybraných předem přes rezervační portál: zálohové doklady, automatická úhrada faktur, vratky.
- Splátkové kalendáře: varianty úhrady léčebného plánu (první platba, splátky, sleva) s PDF a QR kódy; splátkový rozpis dluhu s PDF „Uznání dluhu"; automatické připomínky splátek.
- Platby převodem: import bankovního výpisu (camt.053, CSV) i čtení bankovních avíz ze schránky — párování podle variabilního symbolu a částky.
- Pokladní kniha: přijaté platby za období jako denní uzávěrka.
- Exporty pro účetní: vydané faktury za období do Pohody (XML dataPack) a Money S3.
- Doplňkový prodej — zboží a materiál mimo výkony.
Sklad materiálu
Plnohodnotné skladové hospodářství — od příjemky po inventuru — které spotřebu odepisuje samo ze zdravotních záznamů.
- Více skladů s převodkami; příjemky a výdejky s tiskem, evidence dodavatelů.
- Šarže s expirací a FEFO odpisem — nejdřív se spotřebuje, co dřív expiruje. Spotřeba se odepisuje automaticky z materiálů zdravotních záznamů.
- Čárové kódy (EAN/QR): příjem i výdej skenováním kamerou telefonu přímo u regálu, nebo HW čtečkou; balení a přepočty jednotek.
- Objednávky z minimálních zásob jedním klikem, odeslání dodavateli e-mailem; ranní hlídač minim a blížících se expirací.
- Inventury s protokolem, ocenění zásob, skladové reporty a CSV import počátečních stavů.
Reporty a statistiky
Sestavy a měsíční statistiky nad daty kliniky — od no-show po provize lékařů.
- Statistiky v měsíčních řadách: termíny, no-show %, obsazenost proti směnám, noví pacienti, recall, produkce a vykázaná péče — se souhrnnými kartami a meziměsíčním srovnáním.
- Odměny lékařů: podle úrovně seniority (Junior až Pro) z odměn u jednotlivých úkonů, nebo vlastním procentem z produkce; měsíční uzávěrka čísla zafixuje a vydá PDF podklad pro fakturaci lékaře (OSVČ).
- Deník vykázané péče: chronologický přehled výkonů s filtry, náhledem dekurzu, proklikem na záznam a exportem.
- Report vykázané péče: pacienti, kterým byl daný kód pojišťovny naposledy vykázán před více než X měsíci.
- Reporty mají obrazovku i export do .xlsx.
04 · Zázemí a prezentace
Zázemí a prezentace
Hygiena provozu, dokumenty, nastavení — a web, kterým se klinika ukazuje světu.
Sterilizace a sanitace
Elektronická evidence sterilizace a sanitace s dohledatelností šarže až ke konkrétnímu pacientovi.
- Registr přístrojů a programů; deník cyklů a zkoušek (šarže s automatickým číslem, chemický a biologický test).
- V zápisu ošetření se vybírá šarže z posledních dnů — vazba nástroje → pacient vzniká mimochodem při práci.
- Dohledatelnost oběma směry: od šarže k pacientům, u kterých byla použita.
- Sanitační evidence s hlídáním intervalů — systém upozorní, co je po termínu.
Dokumenty a elektronický podpis
Informované souhlasy a formuláře se vygenerují s daty pacienta a podepíší na tabletu.
- Šablony dokumentů s placeholdery — vygenerují se do příloh pacienta jako hotové PDF.
- Bohatý markup šablon: nadpisy, tabulky, sloupce, odrážky, zvýraznění, zlomy stránek. Editor se zvýrazněním syntaxe přímo v nastavení.
- Verzování šablon — před každou změnou vznikne snímek s historií, náhledem a možností obnovy. Šablony lze duplikovat, exportovat a importovat.
- Šablonu vám může napsat AI: na stránce AI skilly je hotový skill, díky kterému asistent zná formát ClinicDentu a vytvoří soubor rovnou k importu.
- Jazykové mutace dokumentů v jazycích, které si klinika sama zvolí.
- Tisk prázdného tiskopisu i dokumentu s vyplněnými odpověďmi pacienta.
- Fixní PDF (nahrané soubory) se kopírují do příloh jedním kliknutím.
- Jednotná hlavička a zápatí pro všechny generované dokumenty.
- Podpis na tabletu přes signotec (odkaz nebo QR kód); podepsané PDF se vrátí zpět jako nová příloha.
- Dokument se po dokončení podpisu maže z cloudu poskytovatele — nezůstává u třetí strany.
Provoz kliniky
Úkoly, směny, pobočky a přehledová obrazovka do čekárny — provoz, ne jen dokumentace.
- Dashboard dne lékaře: stav termínů z recepce naživo (v čekárně / ošetřován / hotovo / nedorazil), rizika pacienta, upozornění na starou anamnézu a tlačítko Zahájit ošetření.
- Úkoly vázané na pacienta, adresované roli, skupině nebo konkrétní osobě; termín může být i „při další návštěvě".
- Směny zaměstnanců, ordinace, pobočky a skupiny personálu.
- Panely na TV do čekárny nebo na sesternu — stav ordinací „teď", s přístupem omezeným na povolené IP adresy.
- Vestavěná nápověda: desítky témat s fulltextem, otevírá se kontextově podle obrazovky, na které jste.
- Číselníky, štítky a nastavení kliniky na jednom místě.
Web pro vaši ordinaci
Moderní web kliniky na vlastní adrese — obsah se plní z dat, která už v systému máte.
- Web běží na {vaše-klinika}.clinicweb.cz; obsah (péče, tým, pobočky, ordinační hodiny, pojišťovny) se čte přímo ze systému — nic se neudržuje dvakrát.
- Vzhled, texty a sekce si klinika ladí v Nastavení › Web kliniky: úvod, „proč k nám", sdělení lékaře, medailonky týmu, volitelný ceník z dat.
- Vlastní textové stránky s WYSIWYG editorem a šablonami (vnitřní řád, záruka kvality). Povinné právní stránky — obchodní podmínky a ochrana osobních údajů — se každé klinice založí samy z šablony s jejími fakturačními údaji.
- Objednací tlačítko vede rovnou do rezervačního portálu — z návštěvníka webu je pacient v kalendáři.
- SEO v základu: popisky stránek, sitemap, robots.txt, llms.txt pro AI i strukturovaná data (schema.org Dentist za každou pobočku) — pro každou kliniku zvlášť.
- Marketing: volitelné Google/Meta měření s cookies lištou, konverze do Google Ads po dokončené rezervaci, ověření Search Console.
- Na mobilu s pevnou objednací lištou — většina pacientů přichází z telefonu.
Chybí vám něco, co dnes používáte?
ClinicDent se vyvíjí podle skutečného provozu kliniky. Řekněte nám, co potřebujete — projdeme, jestli to systém umí dnes, nebo co by to znamenalo doplnit.